障がい者雇用では支援機関や転職エージェントの利用などをして企業と直接やり取りをことがないことも多いですが、ハローワークや転職サイトを活用して一人で就職活動をする場合は選考に関わるすべて自分で行う必要があります。
今回は面接の日程調整に関わる対応の仕方についてまとめていきます。
特に書類を郵送して企業から連絡が来たらどうしようかと考えている方必見です！
障がい者雇用としての特徴的な違いは少ないですが、お困りの方も多いので参考にしてみてください。
また就労移行支援事業などの就職のサポート機関を活用している方はこの作業を代行してもらえます。
おすすめの就労移行支援事業所はこちらから↓
- 会社からの連絡は電話、メールの可能性が高い
- 電話は事前に登録しておくことがおすすめ
- 日程が合わないときは調整し直しても大丈夫
では行きましょう！！
面接の日程調整
面接については3つのステップに分けてお伝えしていきます！
ステップ1 面接の日程調整
ステップ2 面接までの準備
ステップ3 面接のマナー
今回の記事ではステップ1の面接の日程調整について解説をしていきます。
企業と最初にやり取りがある場面で、緊張する場面ですが落ち着いて対処できるようにしておきましょう。
まずは改めて選考の流れについて確認をしておきましょう。
選考の流れ
上記の流れでは書類選考が終わった後、企業から合否の結果が届きます。
書類選考が通過した方は面接をすることになります。
そのため企業から電話もしくはメールで通知が来ることになります。
企業からの連絡内容
連絡の内容は次の通りです。
書類選考の結果
面接に進む場合の日程調整と必要なもの
事前準備として日程調整の連絡がいつ来るか、また提示される日程がいつになるか分からない為、スケジュールはいつでも把握できるようにしておくと連絡が来てもスムーズにです。
この連絡は電話の場合もありますが、メールで送られてくることも多いので、履歴書には必ず電話番号とメールアドレスの記載をしておきましょう。
履歴書の書き方についてはこちらの記事からどうぞ↓↓
ではここからは実際のやり取りを再現しながら、電話とメール両方の対応についてご紹介いたします。
電話での面接の日程調整
まず実際に連絡が来た時のやり取りを再現してみましょう。
株式会社△△の□□と申します。
こまるさんでお間違え無いでしょうか
はい
こまると申します。
宜しくお願い致します
弊社へのご応募いただきましてありがとうございます。
面接の日程ですが
4月11日 10時
4月12日 11時
4月13日 11時
以上の日程でいかかでしょうか
ありがとうございます。
4月11日の10時から
お願いできますでしょうか。
場所は求人票に書かれている
東京都港区・・・・・
□□様宛にお伺いすればよろしいでしょうか
はい
その住所で私□□をおたずねください。
かしこまりました。
当日何か必要なものはありますか。
特にございません。
わかりました。
では当日は宜しくお願い致します。
大まかには上記の流れになります。
電話のやり取りのポイント
電話でのやり取りをする際のポイントは3つ
- 日時、場所、担当者、持ち物の確認をする
- 事前に企業の電話番号を登録しておく
- 周囲の音が少ないところに移動する
日時、場所、担当者、持ち物の確認をする
企業からいきなり電話があると緊張してしまい忘れがちですが、必ず確認するようにしましょう。
特に面接場所に関しては求人票などと違う場合もありますので、上記のように住所などわかるようであれば詳細に確認すると勘違いも少なくなります。
そして聞いたものはすぐにメモを取っておくことを忘れないようする事が大切です。
事前に企業の電話番号を登録しておく
電話で連絡がくる場合、突然知らない番号からくるとびっくりするので、事前に応募先の電話番号を登録しておくと電話に出る前に心の準備が出来るのでお勧めです。
周囲の音が少ないところに移動する
電話の場合こちらの予定とは関係なく連絡が来るため外出中の場合もあります。
騒がしい場所で電話を取ると相手の声が聞こえない事や相手側にも聞こえるため話しづらくなります。
電話に出る前に周囲の状況を確認してから電話に出るようにしましょう。
また手が離せない状況で無理に出る必要はないため余裕が出来たタイミングで折り返しをしてください。
メールでの面接の日程調整
メールの場合も再現してみましょう。
【採用担当者より】
———————————————————-
こまるさま
大変お世話になります。
株式会社△△ □□と申します。
この度は、弊社へのご応募いただきましてありがとうございます。
面接の日程のご連絡をさせていただいております。
面接の日程ですが
4月11日 10時
4月12日 11時
4月13日 11時
以上の日程ではいかかでしょうか。
すでにご予定が入っている場合は再度調整致しますのでお申し出ください。
——————————————–
【応募者】
株式会社△△
□□様
お世話になっております。
貴社に応募させて頂きましたこまると申します。
面接の日程のご連絡をいただきましてありがとうございます。
4月11日 10時からの面接をお願い致します。
場所は求人票に書かれている
東京都港区・・・・・へ伺いいたします。
その他必要な持ち物がございましたらご連絡をいただけますと幸いです。
当日はどうぞよろしくお願い致します。
———————————————————–
以上の流れになります。
メールのやり取りでのポイントは3つです。
- 出来るだけ早く返事を返す
- 引用メール（送られてきたメールを残して返信）を使う
- 自分の名前を必ずフルネームで記入する
出来るだけ早く返事を返す
他の面接者もいる可能性があるため出来るだけ早く日程を決めたいのが企業側の本音です。
そのため返信は早くした方が相手はうれしいです。遅くともその日のうちに返信をしましょう。
引用メール（送られてきたメールを残して返信）を使う事
ビジネスメールの基本としてメールは過去のやり取りも見れるため、引用メールを使うことが多いです。
また担当者も多くの方に送っているためどういったやり取りをしていたのかも分かるのでスムーズに話が進みます。
自分の名前を必ずフルネームで記入する事
こちらから文章を送る際は
誰からのメールかわかるように最初に名前をフルネームで入れることを忘れずに。
提示された日程が合わない場合
会社から定時された日程ではどうしても予定が合わない事もあります。
そんなとき無理に予定をキャンセルする必要ありません。
この段階では変更依頼が原因で選考が不利に進むことはありません。自分の優先順位で行動をして構いません。
対処法はこちらから日程を提示しましょう！
日程が合わない場合の連絡例
メールの場合であれば
———————————————————–
株式会社△△
□□様
お世話になっております。
貴社に応募させて頂きましたこまるとお申します。
面接の日程のご連絡をいただきましてありがとうございます。
ご提案頂きました日程を調整させて頂きましたが、すでに外せない予定が入っておりお伺いする事出来ません。
大変恐縮ではございますが、下記の日程であればお伺いできます。
4月14日 10時
4月15日 13時以降
4月16日以降はいつでも可能です。
再度、日程調整をお願いできますでしょうか。
お手数をお掛けし申し訳ございません。
宜しくお願い致します。
———————————————————–
以上のような内容で返信すると良いでしょう。
電話の場合でもこのまま伝えて問題ありません。
再調整のポイント
再調整の際のポイントは1つです。
- 極力提示する日程は出来る限り多くする。
極力提示する日程は出来る限り多くする。
面接をする際に1対1ではなく複数名の面接官で行うケースが多いため候補日が少ないと企業としても日程調整が大変にります。
候補日が多ければその分日程調整も楽になり企業側も楽になりますので、最低でも3日は提示しましょう！
面接の日程調整の際に注意する点
日程調整をするにあたって注意してほしい点は下記の2点です！
面接の日程が確定した後で日程の変更はしない
一度日程が確定すると企業側はその日程に合わせて動いていくため、予定の変更があると企業側は再度調整する事することになり印象はあまり良くはありません。
調整の段階でしっかり余裕のある日を選びましょう。
また万が一日程を変更するときは言える範囲で理由まで伝えるすると納得してもらいやすいです。
出来る限り丁寧な言葉や文章を使用する事
日程の調整のやり取りである程度印象が決まります。
ビジネス文章や敬語を完璧に使える必要はありませんが、自分が分かる限り丁寧な言葉を使いましょう。
まとめ
- 電話でのポイントは３つ
- 日時、場所、担当者、持ち物の確認をする
- 事前に企業の電話番号を登録しておく
- 周囲の音が少ないところに移動する
- メールでのポイントは3つ
- 出来るだけ早く返事を返す
- 引用メール（送られてきたメールを残して返信）を使う
- 自分の名前を必ずフルネームで記入する
- 日程調整するときは必ず候補日程を提示する
- 一度決まった日程はよほどの理由がない限り変更しない
面接の日程調整は緊張する場面だと思います。
遠くに電話が苦手な方には特に緊張すると思います。そういう方はエージェントやサポートを機関を活用することをお勧めします
おすすめのエージェントやサポート機関はこちらからどうぞ↓
コメント