【応募書類】きれいな封筒の書き方マスター

求職者の障がい者雇用

応募書類を送る時に意外と苦戦するのが封筒です。封筒はバランス、字の大きさ、丁寧さなど気を付けるポイントが多く、苦手としている方も多いのではないでしょうか。

近年ではパソコンで宛なラベルを用いる方法もありますが、あまり郵送の頻度が高くない総合職や事務職では手書きで宛名を書くこともあります。覚えておいて損はないでしょう。

応募書類は何とか書けたけど、封筒を書くのって難しいな~

はたら君今度は封筒の書き方に悩んでいるんだね!
じゃあ、今回は応募書類を送る際の封筒をきれいに書くコツを解説していこう!

この記事の概要
  • 郵送をするときは送付状を作成しよう
  • 封筒を書く時のポイントはバランスと字の丁寧さ
  • 宛名ラベルの活用をしてもいい




郵送する時は送付状が必要

封筒を書く前に送付状(送り状)を作ったか確認してください!

書類を郵送するときやFAXを送るときに、
相手にどんな書類を送ったかわかるようにする書類ための資料です。

本で言うところの目次のような書類で送付状があることで、送られた方も全ての書類が届いるか確認が出来ます。


送付状は書式は決まっていませんが、5つの項目が必要になります。

送付状の記載項目
  • 送付日
  • 宛先
  • 送った側の住所、氏名
  • 挨拶文
  • 同封書類の一覧

送付状のフォーマットを張り付けておきます。

ご自由に修正してご活用ください。

では本題にはいりましょう。

封筒の宛名書き

事務系の仕事や総合職と言われている仕事に関しては、封筒の作成はほぼ必須!
今日お伝えする内容は覚えていて損はないよ!

今回は応募書類で私が推奨している「角2サイズ」の書き方をお伝えしていきます。

他の封筒でも基本的な書き方は変わりませんので、参考にしてみてください。

封筒の書き方のポイント

封筒を書くとのポイント
  • 文字の配置、バランス
  • 字の丁寧さ

どうしよう、僕字を書くの苦手なんだ・・・

字の丁寧さは綺麗に書けるのが良いけど、文字に自信が無くてもゆっくり丁寧に書くことを意識するだけで、相手に伝わりやすいよ!

そうなんだ!
バランスはどうやって、考えたらいいの?

実際に見本を見ながらバランスのとり方を見てみよう。
合わせてルールも一緒に解説するよ!

封筒のバランスとルール

封筒の表面の書き方

表面のポイント5選
  1. 住所は右に寄りすぎないように郵便番号の下二桁の下くらいから書き始める
  2. 宛名は住所より大きな字で封筒の中心にあたりから書き始める
  3. 個人宛の時は「様」部署宛ての時は「御中」と記載する
  4. 相手の住所、会社名、部署名は郵便番号の3つ目くらいから書き始める。
  5. 応募書類の場合は左下に赤字で「応募書類在中」と忘れずに記入する

この5つを気を付けるだけで格段にバランスが良くなるんだ!
鉛筆やシャープペンで薄く下書きするとよりわかりやすくなるよ!

確かに!
すっきりしていて見やすいかも!

マナーとして注意なくていけないは、3番の「様」と「御中」の使い分けだよ!

「様」と「御中」の使い分け

宛名を書く時は個人名と会社名で使い方が違います。

個人宛は「様」


部署や会社宛てであれば「御中」と使い分けます。


就職活動の場合、求人票に個人名があれば個人宛に「様」を付けて送るようにしましょう。

名前が分からないが、担当者宛となっていれば、「ご担当者様」となります。

封筒の裏面の書き方

裏面にはご自分の名前を住所を記入します。

裏面のポイント
  1. 貼るときはのり又は両面テープを使用する
  2. 名前は住所よりも大きな文字で書く
  3. 建物名も部屋番号まで省略せずに書く

なるほど!
確かにきれいに書けそうな気がする!

でもやっぱり字を書くのが苦手だし、バランスよく書ける気がしないよ~

確かに、失敗すると封筒もいっぱい使うことになるしね!
もしパソコンがあるなら、宛名ラベルシールを活用するといいよ!

宛名ラベルシール

最初に伝えた宛名ラベルシールを使用しても問題ありません。

宛名ラベルシールとは

パソコンで入力して印刷宛名になる便利なシールです!
ただパソコンで書式の設定が面倒なのとプリンターが必要となります。


最初の設定さえできれば、失敗することも、字を気にする必要もないので便利!

でも、手書きの方が印象がいいとかないの??

昔はそんなこともあったかもしれないけど、
今は読みやすい事が一番だから気にしなくて大丈夫!

郵送方法

封筒もかけたし、いざ送ろうと思って郵便局に来たけど、送り方がいっぱい合ってどれがいいのか分かんないよ~

郵便局の送り方ってよくわからないよね!
応募書類によく使われる方法を5つにまとめてみたよ!

郵送方法
  • 普通郵便
  • 簡易書留
  • 速達
  • レターパック

郵送方法ってこんなにあるんだ!

各方法の特徴を簡単にまとめていくね!

普通郵便(定型内郵便)

封筒に切手を貼って、ポストに入れたら送れる一般的な郵便方法です。
特にこだわりがなければ、履歴書もこの方法で送って問題ありません。

ただし、重量で切手の金額が変わるため、ご自身で切手を買って貼る場合は注意しましょう。

速達

普通郵便にプラス料金を払う事で、通常よりも早く届けられる方法です。

応募期日がぎりぎりの場合は活用してもいいでしょう。
期日に余裕があるのであれば、普通郵便で問題ありません。

簡易書留

郵便局から送付先まで届いているかを、記録してくれる方法です。万が一届かなかった場合、一定の範囲で賠償があります。
応募書類は個人情報なので、郵便物が届いたか確認することが出来ます。

レターパック

郵便局のA4サイズの封筒で重さ4kgまでまとめて送れる方法です。

追跡サービスと専用の封筒を使うため書類が折れない利点があり、さらにレターパックプラスなら直接手渡しをしてくるため、確実に届けたいときに使いましょう。

履歴書には大事な個人情報がたくさんあるから、個人的には簡易書留がおすすめ!
だけど日本の郵便局はしっかりしているから普通郵便でもOK!

 



まとめ

記事のまとめ
  • 郵送をするときは送付状を一緒に送ることがマナー
  • 封筒を書く時のポイントはバランスと字の丁寧さ
  • パソコンを活用できる方は宛名ラベルの活用をしてもいい
  • 個人情報なので、追跡機能がある郵送方法がおすすめ

今回は封筒の書き方についてまとめました。

封筒は丁寧にバランスに気を付けるだけでも印象ががらりと変わります。

ビジネスマナーとして知っておくことで今後にも生かせるスキルですのでぜひ活用してみてください。

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