ビジネスマナーの基本 報連相についてまとめ

求職者の障がい者雇用

ビジネスマナーの基本の報告、連絡、相談ですがコミュニケーションをとることが苦手な方にとっては仕事でかなり苦戦するマナーの一つです!

実際に就労支援をしている中で最も相談があるのが報連相のタイミングとなんと声を掛けたらいいのかわからないと言われることがあります。
なので今回は声を掛けることが苦手な方向けの報連相のタイミングと声のかけ方に焦点を当ててお伝えしていきます!

最後にビジネスマナーを身に着けることが出来る就労移行についても紹介していきます!

今回の記事の概要

報告、連絡、相談とは何か
報連相をする必要性
報連相を身に着ける方法

 



「報連相」とは

ビジネスマナーの一つで「報告、連絡、相談」のこと指します!この報連相をすることで仕事をスムーズに進めることが出来るため仕事を進めるに当たって最も重要なビジネスマナーの一つであると言われています。

報連相の役割としては以下のことが挙げられます。

報連相の役割

業務を円滑に進めることができる。
作業能力の向上
チームワークの向上

業務を円滑に進めることができる。

報連相をして上司が仕事全体のすべての状況を把握できていれば、進捗の悪いグループに助っ人を出すなど仕事を円滑に進めるようになります。

作業能力の向上

報連相をすることでミスに早く気付けるため、効率的に作業ができます。その結果作業能力が向上することが出来ます!

チームワークの向上

報連相をすることでコミュニケーションをとる機会が増えます!正しい言葉遣いをして正しい方法で伝えることでチームワークを向上させることが出来ます!

仕事の基本と言われているこの「報連相」ですが各項目でどんな意味があるのかまとめていきましょう。

報告

報告とは上司、先輩、お客様の指示や依頼に対して途中経過(中間報告)と終わり(完了報告)を知らせることです!

基本的に指示、依頼をした側にも仕事があるため常に仕事を見てくれるわけではありません!

そのため「今ここまで終わっています」、「この仕事終わりました!」といった報告をすることで相手が進捗を知ることが出来るのです。

逆に報告がないといつまでも仕事が終わっていないと思われて仕事をしていないと勘違いされてしますので注意しましょう

報告のタイミング

基本的な報告のタイミングは4つです!

報告のタイミング

1.指示されてた仕事が終わったとき
2.指示された仕事の進捗報告
3.新しい情報が入ったとき
4.仕事のミスをしたとき

ゲームやパソコンをする人は「セーブ」や「上書き保存」をするイメージをするとタイミングが分かりやすくなります!

ミスをしたときの報告

注目してほしいのはミスをしてしまったときです!
人間だれしもミスをしたら怒られると思って隠したいものです!

しかし隠してしまうと大きな損害になることも・・・
一つの事例をもとにイメージをしてみてください!

自動車製造工場での出来事

一つの車に左のドアと右のドアが別のドアをつけてしまった。その時つけた設置した人はミスに気が付いたものの怒られることが嫌で気づかなかったことにしてそのままにしてしまった。結果そのまま誰も気が付くことがなくお客様の元まで届けられてしまい、販売店でミス発覚後に再度新品を作ってお渡しすることになった。

この出来事ではミスに気が付いた段階では会社の損失は片側のドアの約10万円分の損害しかかかりませんしかしそのままにしてしまったことで結果的に車一台分約300万円の損害になってしまいました。

ミスは早く報告することで損害を減らすことが出来ます!

勇気を出してミス報告してください!

連絡

連絡とは必要な情報を関係している人に知らせることを言います!


関係者全員に事実をいかに早く伝えるかがポイントです!たとえば明日会社が休みになること社内の人全員に伝えるときに明日伝えるのは遅いですし、内容が間違っていても意味がありませんし、社外の人に伝えても意味がありません!

正しい情報を正しいタイミングで正しい人に伝えることが連絡では重要なことです。

連絡のタイミング

伝えるべき内容に沿って間に合うように伝えることが重要です!
先ほどの例でいえば明日休みなのであれば今日中に伝えるようにするということです!

連絡は人数や内容や速さによって方法が変わってきます。

連絡の方法

人数が少ない場合→電話や口頭で伝える
人数が多い場合→朝礼など全体が集まる場所
人数が多くてさらに複雑な内容のの場合→メールや掲示板など文章で伝える

上記の方法から期日までに関係者全員に伝わる方法で伝えるようにしましょう!

相談

相談とは判断ができないときや意見を聞いてもらいたいときに上司や先輩、同僚アドバイスをもらうことです。

例えば二つの仕事を依頼されて優先順位が分からない、お客さんに声をかけられたけどなんと答えればいいかわからない等仕事をしていくうえでわからないことや悩みなどは出てきます。

そんなとき上司や先輩に相談することで悩みを解決する糸口が見えてくるかもしれません!

相談のタイミング

相談は報告や連絡と比べて時間が掛かります。そのため相手忙しそうにしているときに声を掛けると相手も困ってしまいます。時間に余裕のある内容であれば相手が忙しくないかどうか見計らって声を掛けるようにしましょう!
また仕事上の急ぎの内容であれば何の件か明確にしてから声を掛けるようにしましょう!

報連相声のかけ方

相手に声を掛ける際に重要なのは報告、連絡、相談のどれなのか先に伝えることです!
これを先に伝えることで相手は返答がしやすくなるので自分の欲しい答えが返ってきます。

しかし声を掛けることが苦手だとなんと言えばいいのかもわからない方もいらっしゃると思います!
そこで私が考えた声のかけ方が「声掛けの方程式」です!

導入+簡潔な内容+完結=報連相

例文を用意してみました!

報告の場合

こまるさん報告します(導入)
指示されていた作業が終わりました。(簡潔な内容)
失礼しました。(完結)

連絡の場合

こまるさん○○さんから連絡です。(導入)
明日は会社が休みなりました。(簡潔な内容)
よろしくお願いします。(完結)

相談の場合

こまるさん相談してもよろしいでしょうか(導入)
○○の件でやり方が分かりません。どうしたらよろしいでしょうか(簡潔な内容)
ありがとうございます(完結)

ここまでくればあとは声を掛けるだけです!
上記の例文を活用して勇気を出して声を掛けてみましょう!

ビジネスマナーの練習ができる就労移行支援事業所

報連相については仕事の場で重要とされていますが会社で丁寧に教えてくれる企業は少ないです。特に報連相のようなコミュニケーションは一人で練習はできません。
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就労移行支援事業についてまとめた記事はこちらから
 【元職員が解説!!】就労移行支援事業所まとめ!

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まとめ

今回の記事のまとめ

報連相は仕事やチームワークを向上させるために必要なビジネスマナー
報告:仕事を指示した人に経過や結果を知らせること
連絡:必要な人に情報を伝えること
相談:困ったときにアドバイスや意見を聞くこと
声を掛けるときのポイントは導入+簡潔な内容+完結=報連相

報連相は仕事だけでなく対人関係の全般的に活用できるコミュニケーション方法です!
コミュニケーションの基本は相手に伝わるように伝えることです!
特に報連相は確実に伝えること意識してみましょう!

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