【例文あり】面接の日程調整のメール、電話はどう返すべきか解説!!

求職者の障がい者雇用

どもー!

こまるです!!

今回は就活編!

就活準備!

仕事の探し方

求人票の見方

履歴書の書き方

職務経歴書の書き方

と記事にしてきました!

就活の最終章!!

面接についてまとめていきます!!

面接については3つのステップに分けてお伝えしていきます!

ステップ1 面接の日程調整

ステップ2 面接までの準備

ステップ3 面接のマナー

今回はステップ1の面接の日程調整について解説をしていきます!

企業と最初にやり取りがある場面です!

緊張する場面ですが落ち着いて対処できるように解説をしていきます!

今回のお話しが面接攻略のヒントになれば幸いです!!

今回の記事では

面接の日程調整のメールが来たがどう返せばいいの?

面接の日程は無理に合わせなくてはいけないの?

などの疑問に答えます!

では行きましょう!!

面接の日程調整

書類もしくはweb上で応募をすると

企業から面接の日程に関する連絡が電話もしくはメールにて来ます!

そのため履歴書には必ず電話番号とメールアドレスの記載をしておきましょう!


事前準備として

日程調整の連絡はいつ来るか、提示される日程がいつになるか分からない為

スケジュールはいつでも把握できるようにしておきましょう!

今回は電話とメール両方の対応についてご紹介いたします!

ご参考にしてみてください!

電話での面接の日程調整

実際のやり取りを再現してみましょう!

株式会社△△の□□と申します。

こまるさんでお間違え無いでしょうか

はい

こまると申します。

宜しくお願い致します

弊社へのご応募いただきましてありがとうございます。

面接の日程ですが

4月11日 10時

4月12日 11時

4月13日 11時

以上の日程でいかかでしょうか

ありがとうございます。

4月11日の10時から

お願いできますでしょうか。

場所は求人票に書かれている

東京都港区・・・・・

□□様宛にお伺いすればよろしいでしょうか

はい

その住所で私□□をおたずねください。

かしこまりました。

履歴書、職務経歴書を持参して伺います。

当日はよろしくお願い致します。

宜しくお願いします。

という流れになります!


この時のポイントは

☆日時、場所、担当者、持ち物の確認をしましょう。

実際企業からいきなり電話があると緊張してしまい忘れがちです!

基本的には会社側から教えてくれると思いますが、自分でも忘れないよう確認をするようしましょう。

事前に応募先の電話番号を登録しておくと電話に出る前に心の準備が出来るのでお勧めです!

メールでの面接の日程調整

メールの場合も再現してみましょう!

【採用担当者より】

———————————————————-

こまるさま

大変お世話になります。

株式会社△△ □□と申します。

この度は、弊社へのご応募いただきましてありがとうございます。

面接の日程のご連絡をさせていただいております。

面接の日程ですが

4月11日 10時

4月12日 11時

4月13日 11時

以上の日程ではいかかでしょうか。

すでにご予定が入っている場合は再度調整致しますので

お申し出ください。

————————————————-

【応募者】

————————————————–

株式会社△△ 

□□様

お世話になっております。

貴社に応募させて頂きましたこまると申します。

面接の日程のご連絡をいただきましてありがとうございます。

4月11日 10時からの面接をお願い致します。

場所は求人票に書かれている

東京都港区・・・・・

へ履歴書、職務経歴書を持参の上お伺いいたします。

その他必要な持ち物がございましたらご連絡をいただけますと幸いです。

当日はどうぞよろしくお願い致します。

———————————————————–

以上の流れになります。

メールでのポイントは

☆出来るだけ早く返事を返す事!

他の面接者もいる可能性があるため出来るだけ早く日程を決めたいのが本音です!

そのため返信は早くした方が良いです!

遅くともその日のうちに返信をしましょう!

☆引用メール(送られてきたメールを残して返信)を使う事

ビジネスメールの基本としてメールは過去のやり取りも見れるため

引用したメールを使うことが多いです!

また担当者も多くの方に送っているためやり取りも分かりやすくスムーズなります!

☆自分の名前を必ずフルネームで記入する事

誰からのメールかわかるように返信をするときは名前はフルネームを入れるようにしましょう!


基本的には上記の文章をコピペして修正してもらえれば問題ないと思います!

提示された日程が合わない場合

日程が提示された際にどうしても予定が合わない事もあります!

そんなとき無理に予定をずらす必要はありません!

それが原因で不採用になる事はありません!


対処法はこちらから日程を提示しましょう!

メールの場合であれば

———————————————————–

株式会社△△ 

□□様

お世話になっております。

貴社に応募させて頂きましたこまるとお申します。

面接の日程のご連絡をいただきましてありがとうございます。

ご提案頂きました日程を調整させて頂きましたが

すでに外せない予定が入っておりお伺いする事出来ません。

大変恐縮ではございますが、下記の日程であればお伺いできます。

4月14日 10時

4月15日 13時以降

4月16日以降はいつでも可能です。

再度、日程調整をお願いできますでしょうか。

お手数をお掛けし申し訳ございません。

宜しくお願い致します。

———————————————————–

以上のような内容で返信すると良いでしょう!

電話の場合でも同じような内容でOKです!

ポイントとしては

☆極力提示する日程は出来る限り多くする。

面接をする際に1対1ではなく複数名の面接官で行うケースが多いため

候補日が少ないと企業としても日程調整に苦戦をします。

候補日が多ければその分日程調整も楽になり企業側も楽になります!

最低でも3日は提示しましょう!

面接の日程調整の際に注意する点

日程調整をするにあたって注意してほしい点は下記の2点です!

1.面接の日程が確定した後で日程の変更はしない

一度日程が確定すると企業側はその日程に合わせて動いていくため

予定の変更があると企業側は再度調整する事が大変になるため印象はあまり良くはありません!

調整の段階でしっかり余裕のある日を選びましょう!

万が一日程を変更するときは理由まで伝えるすると納得してもらいやすいです!


2出来る限り丁寧な言葉や文章を使用する事

日程の調整のやり取りである程度印象が決まります

ビジネス文章を完璧に使える必要はありません!

ですが自分が分かる限り丁寧な言葉を使いましょう

まとめ

面接の日程調整は皆さま悩まれる部分だと思います!

最近ではオンライン面接も多くなっているため実際に会ってアピールすることも

減っている企業もあります!

日程調整のやり取りでも見られている事を行きしましょう!

次回はステップ2面接準備です!


ではまた!!

コメント

タイトルとURLをコピーしました